プレゼンやセミナーを実施するときは、
トラブル回避のために使い慣れた機材を用意しよう。
会場側、主催者側の機材を借りる時は、事前の確認、打ち合わせは必須です。
目次
「まあ、大丈夫でしょ」それが万に１回の落とし穴。
主催者から、「パソコンは会場側でご用意していますから」なんていう
言葉を鵜呑みにして、到着したらMACだった！
ウィンドウズで作って持って行ったデータは、
プロジェクターに投影したら改行ズレズレ、
書体も変わってしまって残念な結果になってしまった先生。
せっかく苦労して作っていった動画入りのデータが
会場側との打ち合わせ不足で演出効果半減になってしまった講師の方。
BGMや効果音を使うスライドデータを主催者が想定していなくて、
パソコンから音声出力する配線すら準備されてなかった！
なんていうことも、結構な主催者さんでもあったりします。
全部実話です。恐っ！！
恐怖のパソコントラブルも・・・
☑️パソコンが突然フリーズ！
☑️プロジェクターにつなぐケーブルが合わない。
☑️MACを持ち込んだが、プロジェクター接続アダプターを忘れた！
☑️プロジェクターにパソコン画面を「複写投影」する方法が良くわかっていない！
「今までこんなことなかったのに・・・」と後悔。
・・・そんなこんなで、準備していたプレゼン、セミナーが台無し。
なんてことにもなりたくないですよね。
プレゼンやセミナーを実施するときは、
トラブル回避のために、できれば使い慣れた機材を用意したいものです。
ですが会場側、主催者側の進行の都合で、
発表者側の個別のノートパソコンが持ち込めない場合もあるかと思います。
そんな場合の事前の確認、打ち合わせは必須です。
ノートパソコン、プレゼンソフト
◉会場側、主催者側が用意するパソコンは、ウィンドウズなのかMACなのか？
＞再現できる書体や改行ズレに影響します。
◉パワーポイントやキーノートのバージョン
＞再現できるアニメーション効果やスライド切り替え効果に影響します。
◉スペック・性能はどれぐらいのパソコンか？
＞スライドに高画質の動画を挿入している、高解像度の写真を挿入しているなどパソコンに負荷がかかる重いスライドデータの場合は要注意です。貴方のパソコンでは問題なく動いていても、会場側、主催者側のパソコンが低年式、低性能の場合、必ずしも同じように再現できるかどうかはわかりません。
また会場側、主催者側が用意するパソコンで何らかの理由で複数のソフトを起動している場合も注意が必要です。
例えば、ネット中継用ソフトを起動しているなどプレゼンソフト以外の複数のアプリを起動している、複数の登壇者がいる場合に登壇者分のパワーポイントを事前に全員分開いた状態にしている・・・等です。
高性能なパソコンなら問題なくても、低性能なパソコンでは処理が追いつかず、貴方が再現したいプレゼンを再現できない場合も出てきます。
事情が許すなら、ノートパソコンは持ち込みたいものですが、できない場合はデータを先に送って、
◉当日使用するパソコンで、
◉当日の進行に合わせてパソコンの状態を先方に再現してもらい（複数のソフトや同時にいくつものデータを開いておく必要があるなど）、その上で貴方のプレゼンデータが円滑に再現できるか確認してもらいましょう。
またパソコンの突然の不調による代替機への変更など万が一に備えて、
◉データをSDカードやフラッシュメモリーにも入れて持参する
◉あるいはクラウド（OneDrive、GoogleDrive、iCloud、DropBoxなど）上にアップしておく
◉会場側にネット環境はあるのか確認しておく（クラウドからの緊急ダウンロード）
◉またはデータ通信端末を持参するか、スマホのデザリングの操作に慣れておく
◉予備パソコンを持参する
などしておけば完璧です。
プロジェクター
プロジェクターは明るさの単位３０００ルーメン以上のものを用意すると、
室内照明の影響を受けにくく講座を開催できます。
できれば４０００ルーメンのものを用意するとベストです。
お持ちでない方は、ネット検索すると様々にレンタル業者が見つかります。
会場等で借りる場合は、事前に会場にメーカーや機種名、品番を問合せましょう。
３０００ルーメン未満のプロジェクターをやむを得ず使用する場合は、
状況により室内照明を消すなどして対応しましょう。
スクリーン
スクリーンは会場で借りるケースが多いと思います。
使い慣れた会場でレンタルする場合を除いて、
はじめての会場では事前にスクリーンの画面の大きさを確認しましょう。
プレゼン、セミナーの視覚訴求効果を考えれば、
会場の大きさ、レイアウト、プロジェクターが短焦点、長焦点のいずれかにもよりますが、
小さな会場の場合で最低８０インチ、できれば１００インチものが用意できれば良いでしょう。
スピーカー
プレゼンテーションデータに効果音やBGMを含んでいる場合、
会場に音響機材がないのであれば、ノートパソコンのイヤホンジャックに接続できる
パソコン用スピーカーを用意しましょう。
もちろん、これは中小会議室での話。
会場側に機材がある場合は、
打ち合わせを兼ねて事前にリハーサルするのが鉄則です。
当日、せっかく仕込みをした音が鳴らない！なんていうことにならないように・・・。
大ホールでは会場や音響会社に依頼するのが一番です。
リモコンマウス
プレゼンテーションマウス、レーザーポインターとも言います。
・電池式の場合、予備電池も用意しておきましょう。
・充電式の場合は、前日にフル充電（満充電）！
たかがプレゼン、されどプレゼン
こんな風に、プレゼン、セミナーをやるにも、
いろんな機材や知識、経験値が必要です。
ビギナーの方は、ついついコンテンツづくりに集中してしまいがちですが、
本番の機材環境にも配慮しましょう。
その上で、本当に大切なのは、たとえパソコンがダメになろうが、
スピーカーから音が出なくなろうが、
明日、南の島で授業やプレゼン、教室をやることになろうが、
そんな状況でもあわてないスキルとメンタリティをいつも持ち合わせているということ。
実はこっちのほうが数百倍重要です。
でも、どうしたらよいのか分からない・・・。
何から始めたらよいのか分からない・・・。
そんな時はいつでもお問合せページよりお気軽にご相談ください。
